Clujul are ceva din aerul acelor gări mari, unde trenurile pleacă în toate direcțiile și fiecare tânăr își cumpără biletul spre o lume nouă. Când începi să pregătești dosarul pentru un program de licență sau master în engleză, franceză sau germană, inevitabil te întrebi: ce fac cu actele mele în română?
E nevoie de traduceri legalizate sau ajunge o traducere autorizată, simplă? Răspunsul scurt e că depinde, iar dependența aceasta nu e un moft birocratic, ci felul în care universitățile și ministerele încearcă să protejeze autenticitatea studiilor.
Răspunsul lung, acela care te scutește de drumuri repetate la notar, îl detaliem pe îndelete mai jos, cu răbdarea cuiva care a învățat din câteva dosare refăcute în prag de termen limită.
„Traducere autorizată” și „traducere legalizată” nu sunt același lucru
Merită să limpezim vocabularul ca să nu ne rătăcim printre ștampile. În România, „traducere autorizată” înseamnă o traducere realizată de un traducător autorizat de Ministerul Justiției, cu semnătura și ștampila lui.
„Traducere legalizată” înseamnă că aceeași traducere este certificată de un notar public, care confirmă semnătura traducătorului. Uneori universitatea se mulțumește cu varianta autorizată, alteori cere expres legalizarea notarială.
De ce apare diferența? Pentru că universitățile au nevoie de niveluri diferite de garanție, în funcție de proveniența actelor, limba în care sunt emise și procedurile interne. Un program de master în engleză poate accepta traduceri autorizate în engleză, în timp ce altul, mai ales la medicină sau la politehnică, poate specifica „copie și traducere legalizată” pentru diplomă și foaia matricolă.
Sunt nuanțe care, din păcate, pot decide dacă dosarul tău intră la timp în sistem sau se întoarce pentru completări.
Ce cer, în practică, universitățile din Cluj
Dacă ne uităm la felul în care își formulează cerințele, apar câteva tipare. Universitatea Babeș‑Bolyai, la rutele de admitere pentru programe în engleză sau franceză, folosește des formulări de tipul „copie certificată în limba originală și traducere certificată în română, engleză sau franceză”.
La unele facultăți apare explicit „traducere certificată de notar”, la altele rămâne „certified copy and certified translation”. În practică, oficiile notariale acoperă această cerință prin legalizare, iar agențiile serioase propun pachetul traducere autorizată plus legalizare.
Concluzia practică rămâne aceeași: verifici pagina programului dorit, fiindcă subtilitățile diferă de la un master la altul.
La Universitatea Tehnică din Cluj‑Napoca, pentru candidații non‑UE și pentru anul pregătitor, formularea este de obicei clară: „copie și traducere legalizată” pentru diploma de bacalaureat și foaia matricolă. Spațiu mic de interpretare aici. Dacă documentele originale sunt emise în engleză sau franceză de liceul tău, instituția poate accepta direct originalele, cerând doar copii certificate.
La Universitatea de Medicină și Farmacie „Iuliu Hațieganu”, regulile mai adaugă un strat de rigoare. Pe lângă traduceri legalizate, intervine și legalizarea documentelor de studii în sine, prin Apostila de la Haga sau prin supralegalizare consulară, mai ales când diplomele provin din țări din afara Uniunii Europene.
Nu este o formalitate gratuită, ci condiția pentru recunoașterea studiilor de către Ministerul Educației, instituția care emite binecunoscuta scrisoare de acceptare.
Când e suficientă o traducere autorizată și când devine obligatorie legalizarea
Poți răsufla ușurat dacă liceul sau universitatea ta a emis diploma într-una dintre limbile pe care programul le acceptă, de pildă în engleză sau în franceză. În astfel de situații, universitatea cere adesea doar copia certificată a originalului și, eventual, o traducere pentru acte auxiliare.
În schimb, dacă documentele sunt în română, maghiară ori într-o altă limbă care nu e menționată ca acceptată, te vei întâlni, cel mai probabil, cu cerința de „traducere legalizată”.
Mai există un criteriu important: statutul de candidat UE sau non‑UE. Pentru candidații din afara Uniunii, aproape toate universitățile solicită ca diploma și extrasul de note să fie nu doar traduse și legalizate, ci și apostilate în țara de origine sau supralegalizate de autoritățile competente.
Se construiește astfel un lanț firesc al încrederii. Statul tău confirmă documentul, notarul confirmă traducerea, iar universitatea primește un dosar curat, ușor de verificat.
Despre Apostilă, pe scurt și fără terminologie aridă
Apostila funcționează ca un pașaport al actului tău. Nu schimbă conținutul, ci spune că diploma este emisă de instituția corectă, semnată de persoana îndreptățită și validată sub autoritatea potrivită. Țările din Convenția de la Haga recunosc această ștampilă rotundă, ceea ce te scutește de drumuri la consulat.
Dacă vii dintr-o țară care nu este parte a Convenției, urmezi varianta de supralegalizare consulară. Detaliul acesta influențează direct viteza cu care îți pregătești dosarul, așa că nu lăsa apostila pe ultima sută de metri.
Ce acte se traduc de obicei și la ce să fii atent
De regulă, dosarul conține diploma de bacalaureat sau diploma de licență, foaia matricolă ori suplimentul la diplomă, certificatul de naștere, uneori certificatul de căsătorie pentru concordanța numelui, plus adeverința medicală. Fiecare document ascunde mici capcane.
Nume compuse, diacritice care dispar, denumiri de discipline ce cer echivalări atente. Un traducător bun nu doar scrie în altă limbă, ci găsește echivalențe academice și păstrează lizibilitatea pentru comisie. Când evaluatorul are pe masă sute de dosare într-o săptămână, ajută enorm ca informația să fie limpede și coerentă.
Îți spun din experiență că merită să verifici din timp corectitudinea numelui, a datelor, a notelor, iar dacă ai avut schimbări de nume, să incluzi și actul care explică acea schimbare.
Pare un detaliu, dar fix astfel de detalii întorc dosarele din drum.
Cum te organizezi ca să nu plătești de două ori
O regulă simplă salvează bani și timp. Citește cu atenție pagina programului vizat și respectă cerințele întocmai. Dacă vezi „certified copy” și „certified translation”, scrie un mesaj scurt secretariatului și întreabă ce înțeleg prin „certified” în practica lor.
Unele secretariate acceptă traduceri autorizate cu ștampila traducătorului, altele cer explicit legalizare notarială. În Cluj, birourile de traduceri cu experiență cunosc diferențele dintre UBB, UTCN și UMF și îți pot spune de la început unde se cere legalizare și unde ajunge varianta autorizată.
Dacă ești non‑UE, începe cu apostilarea în țara de origine și întreabă universitatea dacă solicită copia apostilată sau acceptă originalul apostilat însoțit de traducerea legalizată. Este o nuanță mică, dar îți poate reașeza calendarul cu două săptămâni. Ține aproape toate chitanțele și confirmările. Dacă apare vreo neclaritate, ai dovezile la îndemână.
Unde intră interpretariatul în toată povestea
Chiar dacă înscrierea înseamnă, în principal, un dosar cu documente, apar inevitabil interviuri, ședințe de consiliere sau verificări de limbă. Pentru clarificări oficiale ori pentru depunerea dosarului la ghișeu, un interpret poate netezi dialogul cu comisia sau cu funcționarul public.
Dacă te regăsești în situația aceasta și ai nevoie de o punte sigură între română și engleză ori franceză, caută persoane care cunosc vocabularul academic și cerințele administrative.
O opțiune la îndemână pentru Cluj este servicii de interpretariat Cluj. O aleg adesea cei care nu vor surprize când au cinci minute să lămurească o chestiune tehnică.
Dacă ar fi să rezum, ca într-o discuție la o cafea, pentru programele internaționale din Cluj traducerile legalizate sunt cerute frecvent pentru diplome și foi matricole, mai ales atunci când actele sunt emise în altă limbă decât engleza sau franceza și candidatul vine din afara Uniunii Europene.
În celelalte cazuri, o traducere autorizată poate fi suficientă, dar numai dacă pagina programului o spune clar sau dacă secretariatul confirmă în scris. Iar dacă apare cuvântul „apostilă”, pornește cât mai repede procesul în țara de origine.
Adevărul este că birocrația nu e nici prieten, nici dușman. E o înțelegere comună, uneori rigidă, prin care universitatea se asigură că tu ești cu adevărat tu, iar studiile tale sunt într-adevăr studiile tale. Traducerile, fie autorizate, fie legalizate, fac parte din această înțelegere.
Fă-le bine din prima, iar emoția primei zile de curs te va prinde liniștit. Orașul poate părea un pic prea mare la început, dar e primitor. Dacă îți pregătești documentele cu grijă, ai făcut deja primul pas spre a-i aparține.
