Alegerea unei imprimante pare, la prima vedere, o decizie banală. Intri într-un magazin sau pe un site, te uiți la preț, la design, poate la câteva specificații tehnice, și gata. Realitatea e cu totul alta însă. O imprimantă nepotrivită poate deveni, în timp, unul dintre cele mai mari consumatoare de nervi și bani dintr-un birou. Și nu exagerez deloc.
Am văzut companii care cheltuiau lunar sume absurde pe consumabile pentru că au ales greșit de la început. Oameni care stăteau câte zece minute în fața aparatului, așteptând să iasă un raport de două pagini. Imprimante care se blocau tocmai când aveai nevoie urgentă de ele. Toate situațiile astea puteau fi evitate cu puțină atenție la momentul achiziției.
Cum alegi corect, atunci? Cum te asiguri că imprimanta pe care o cumperi azi nu va deveni o sursă de frustrare mâine? Răspunsul nu e simplu, dar nici complicat. Trebuie să înțelegi câteva lucruri despre cum funcționează echipamentele astea și ce anume contează pentru nevoile tale.
Înțelegerea nevoilor reale ale biroului tău
Înainte să te uiți la specificații tehnice, fă un exercițiu simplu. Gândește-te la ce tipărești de fapt. Nu la ce ai putea tipări teoretic, ci la ce printezi în mod real, zi de zi, săptămână de săptămână.
Mulți oameni cumpără imprimante supradimensionate pentru nevoile lor. Își imaginează că vor printa mii de pagini lunar, că vor face broșuri și materiale de marketing în fiecare săptămână. Și în realitate? Poate printează câteva facturi, un contract din când în când și, ocazional, o prezentare pentru o întâlnire.
Există și situația inversă. Birouri care aleg imprimante ieftine, de uz casnic, apoi se miră că nu fac față volumului de lucru. După câteva luni, încep problemele. Consumabilele se termină rapid, calitatea scade, aparatul începe să dea semne de oboseală.
Întrebările pe care trebuie să ți le pui sunt destul de clare. Câte pagini tipărești într-o lună? Cât de des ai nevoie de culoare? Printezi mai mult documente text sau și imagini, grafice? Ai nevoie și de scanare sau copiere? Câți oameni vor folosi imprimanta? Răspunsurile sincere îți vor da o imagine mult mai clară despre ce echipament ți se potrivește.
Tipuri de tehnologii de imprimare și ce înseamnă ele pentru tine
Când vine vorba de imprimante color pentru birou, ai de ales între două mari categorii, inkjet și laser. Fiecare are avantajele și dezavantajele ei, iar alegerea depinde foarte mult de modul în care lucrezi.
Imprimantele inkjet
Funcționează prin pulverizarea unor picături microscopice de cerneală pe hârtie. Tehnologia a evoluat enorm în ultimii ani, iar imprimantele inkjet moderne pot produce rezultate chiar impresionante, mai ales la fotografii și materiale cu multe culori.
Avantajul principal e calitatea culorilor. Dacă printezi des materiale vizuale, prezentări cu grafice colorate, fotografii pentru diverse proiecte sau materiale de marketing, inkjet-ul îți va oferi rezultate superioare. Culorile ies mai vii, tranzițiile mai line, detaliile mai clare.
Imprimantele inkjet tind să fie și mai accesibile ca preț de achiziție. Poți găsi modele foarte bune la prețuri rezonabile, ceea ce le face atractive pentru birouri mici sau pentru cei care nu vor să investească mult de la început.
Există și părți mai puțin plăcute, normal. Costul pe pagină poate fi mai mare decât la laser, mai ales dacă tipărești volume mari. Cerneala se poate usca dacă nu folosești imprimanta regulat, ceea ce duce la blocarea duzelor și la probleme de calitate. Viteza de printare e, de obicei, mai mică decât la laser.
Imprimantele laser
Funcționează pe un principiu complet diferit. Folosesc un toner, practic o pulbere fină, și un proces de transfer termic pentru a fixa imaginea pe hârtie. Rezultatul? Printuri foarte rapide și costuri pe pagină semnificativ mai mici la volume mari.
Pentru un birou care tipărește preponderent documente text, rapoarte, contracte, corespondență, laserele sunt aproape întotdeauna alegerea mai bună. Textul iese clar, uscat instant, nu se întinde dacă plouă pe foaie și rezistă bine în timp.
Imprimantele laser color au ajuns să producă și ele rezultate foarte bune la grafică și imagini, deși încă nu egalează un inkjet de calitate la fotografii. Dar pentru grafice de prezentare, diagrame, materiale informative? Sunt mai mult decât suficiente.
Dezavantajul principal rămâne prețul de achiziție, care tinde să fie mai mare. Și dimensiunile, pentru că laserele sunt, de regulă, mai voluminoase decât echivalentele lor inkjet.
Cum să decizi între cele două
Regula e simplă. Dacă printezi mult și preponderent text, mergi pe laser. Dacă printezi mai puțin, dar ai nevoie de calitate superioară la culori și imagini, inkjet-ul e varianta ta.
Există și situații mixte, desigur. Poate ai nevoie de ambele. Unele birouri aleg să aibă două imprimante, un laser pentru volumul mare de documente și un inkjet pentru materialele speciale. Pare exagerat, dar uneori e soluția cea mai economică pe termen lung.
Viteza de printare și de ce contează mai mult decât crezi
Specificațiile tehnice menționează mereu viteza de printare, exprimată în pagini pe minut. Cifrele pot părea impresionante, 30, 40, chiar 50 de pagini pe minut. Dar atenție, valorile astea sunt obținute în condiții ideale, de laborator, tipărind documente simple, în modul draft.
În realitate, viteza efectivă va fi mai mică. Documentele complexe, cu grafice și imagini, durează mai mult. Prima pagină întotdeauna ia mai mult timp să iasă, pentru că imprimanta trebuie să se încălzească și să proceseze datele. Tipărirea față-verso automată reduce și ea viteza.
Viteza contează totuși. Dacă ai un birou cu mai multe persoane care folosesc aceeași imprimantă, o viteză mică înseamnă cozi de așteptare și timp pierdut. Nu e nimic mai frustrant decât să stai în fața imprimantei, așteptând să-ți iasă documentele, în timp ce colegii își trimit și ei printurile.
Pentru un birou mic, cu una sau două persoane, o imprimantă cu 20 până la 25 de pagini pe minut e suficientă. Pentru birouri mai mari, caută ceva cu minimum 30 de pagini pe minut. Iar dacă volumul e cu adevărat mare, există modele profesionale care ajung la 50 sau 60 de pagini pe minut.
Costul total de proprietate, dincolo de prețul de achiziție
Aici e punctul în care mulți fac greșeli. Se uită la prețul imprimantei, îl compară cu alte modele și aleg cel mai ieftin. Pare logic, nu? Doar că imprimanta în sine e doar începutul.
Adevăratul cost vine din consumabile, adică din cartușe de cerneală sau tonere. Diferențele pot fi uriașe. O imprimantă ieftină poate avea cartușe foarte scumpe, cu capacitate mică. În timp, vei ajunge să cheltuiești de câteva ori prețul imprimantei doar pe consumabile.
Ca să faci o comparație corectă, uită-te la costul pe pagină. Acesta se calculează împărțind prețul cartușului sau tonerului la numărul de pagini pe care le poate tipări. Majoritatea producătorilor oferă informațiile astea, iar dacă nu le găsești pe site, le poți căuta în recenzii sau pe forumuri.
O imprimantă laser color poate avea un cost pe pagină de 5 până la 10 bani pentru alb-negru și între 15 și 25 de bani pentru color. O imprimantă inkjet poate varia de la 3 sau 4 bani pe pagină la modele cu sistem de rezervoare, până la 20 sau 30 de bani la modele cu cartușe mici.
Să facem un calcul simplu. Dacă tipărești 1000 de pagini color pe lună și costul pe pagină e de 20 de bani, asta înseamnă 200 de lei lunar, adică 2400 de lei pe an. Dacă alegi o imprimantă cu cost pe pagină de 10 bani, economisești 1200 de lei anual. În trei ani, ai economisit destui bani cât să cumperi o imprimantă nouă.
Sisteme de rezervoare sau cartușe tradiționale
Un trend din ultimii ani care merită atenție sunt imprimantele inkjet cu sistem de rezervoare, numite uneori EcoTank, MegaTank sau alte denumiri comerciale. În loc de cartușe mici, au rezervoare mari care se reumplu din flacoane de cerneală.
Ce câștigi? Cost pe pagină foarte mic, comparabil sau chiar mai mic decât la laser. Ce pierzi? Prețul de achiziție e mai mare și, uneori, calitatea printului e ușor inferioară cartușelor originale la modele premium.
Pentru birouri cu volum mare de printare color, sistemele astea pot fi o alegere foarte bună din punct de vedere economic.
Funcții multifuncționale, ai nevoie de ele?
Majoritatea imprimantelor de birou moderne sunt de fapt multifuncționale. Nu doar tipăresc, ci și scanează, copiază și, uneori, trimit faxuri. Dar ai nevoie de toate?
Scanarea
Să fim serioși, scanarea e utilă. Chiar dacă nu o folosești zilnic, când ai nevoie să digitalizezi un document, e bine să poți face asta fără să cauți un scaner separat sau să te duci la un centru de copiere.
Nu toate scanerele sunt la fel însă. Unele au alimentator automat de documente, ceea ce înseamnă că poți pune un teanc de foi și se scanează singure, una câte una. Altele au doar scanare flatbed, unde pui câte o foaie pe geam.
Pentru un birou care scanează des documente cu mai multe pagini, alimentatorul automat e aproape obligatoriu. Altfel, vei pierde timp prețios scanând pagină cu pagină.
Rezoluția scanerului contează și ea, dar pentru documente obișnuite, chiar și 600 dpi sunt mai mult decât suficienți. Rezoluții mai mari sunt utile doar pentru fotografii sau documente cu detalii foarte fine.
Copierea
Funcția de copiere pare redundantă în era digitală, dar e surprinzător cât de des o folosești când o ai la îndemână. Să copiezi rapid un act de identitate, o factură, un document de referință, toate sunt operațiuni comune într-un birou.
Avantajul unei imprimante multifuncționale e că poți copia fără să pornești computerul. Pui documentul, apeși un buton și gata.
Faxul
Da, faxul încă există. Și da, unele instituții încă îl cer. Dacă lucrezi cu autorități publice, notariate sau anumite tipuri de companii, s-ar putea să ai nevoie de fax din când în când.
Dar pentru majoritatea birourilor moderne, faxul e mai degrabă o relicvă. Dacă nu ai o nevoie specifică, nu merită să plătești extra pentru funcția asta.
Conectivitatea, cum se leagă imprimanta de restul lumii
Pe vremuri, imprimantele se conectau la calculator printr-un cablu și atât. Azi, lucrurile sunt mult mai complexe, dar și mai convenabile.
Conexiunea USB
Clasica conexiune prin cablu USB încă există și funcționează perfect. E simplă, fiabilă și nu depinde de rețea. Dezavantajul e că imprimanta rămâne legată de un singur calculator, iar cablul trebuie să ajungă cumva de la un loc la altul.
Conexiunea de rețea prin cablu Ethernet
Permite conectarea imprimantei la rețeaua locală, astfel încât orice calculator din birou să poată tipări. E o soluție stabilă și sigură, fără interferențe sau probleme de semnal.
Conexiunea Wi-Fi
Cea mai populară opțiune în prezent. Imprimanta se conectează wireless la rețea și poate fi accesată de pe orice dispozitiv. Poți tipări de pe laptop, de pe telefon, de pe tabletă, de oriunde din birou.
Unele imprimante oferă și Wi-Fi Direct, care permite conectarea directă la dispozitiv, fără să treacă prin router. Util când rețeaua are probleme sau când ai un vizitator care vrea să printeze ceva rapid.
Printarea de pe mobil și din cloud
Tot mai multe imprimante suportă printarea directă de pe telefon sau din servicii cloud precum Google Drive, Dropbox sau OneDrive. E convenabil să poți trimite un document la print direct din aplicația de email sau din cloud, fără să transferi fișierul pe calculator.
Aplicațiile producătorilor, cum ar fi Canon Print, Epson Smart Panel sau HP Smart, oferă funcționalități suplimentare, de la scanare direct pe telefon la verificarea nivelului de cerneală sau configurare de la distanță.
Calitatea printului și rezoluția
Rezoluția de printare se măsoară în DPI, adică puncte pe inch. Cu cât numărul e mai mare, cu atât printul poate fi mai detaliat. Dar nu te lăsa păcălit de cifre uriașe.
Pentru documente text, 600 x 600 dpi sunt mai mult decât suficienți. Textul va fi clar și ușor de citit. Pentru grafice și imagini de business, 1200 x 1200 dpi oferă rezultate excelente.
Rezoluții de 4800 dpi sau mai mult sunt relevante doar pentru tipărirea de fotografii la calitate profesională. Dacă nu faci asta în mod regulat, nu are sens să plătești extra pentru astfel de specificații.
Mai important decât rezoluția brută e calitatea generală a printului, care depinde de mai mulți factori, de la tehnologia de printare, la calitatea cernelii sau tonerului și la algoritmii de procesare a imaginii. De aceea, recenziile și testele practice sunt mai relevante decât cifrele din specificații.
Formatul hârtiei și versatilitatea
Vorbim de imprimante color A4 pentru că acesta e formatul standard în majoritatea birourilor europene. Dar chiar și în cadrul formatului ăsta, există diferențe importante.
Tipuri de hârtie suportate
Nu toate imprimantele acceptă toate tipurile de hârtie. Unele se descurcă doar cu hârtie normală de birou. Altele pot tipări pe hârtie foto, pe etichete, pe plicuri, pe carton subțire.
Dacă ai nevoie să tipărești pe materiale speciale, verifică specificațiile. Greutatea hârtiei acceptate se măsoară în grame pe metru pătrat. O imprimantă care acceptă hârtie de la 60 la 220 g/m² îți oferă multă flexibilitate.
Tăvile de alimentare
Capacitatea tăvilor de hârtie contează mai mult decât pare. O tăviță de 100 de foi se golește repede dacă tipărești mult, și nimeni nu vrea să tot încarce hârtie toată ziua.
Pentru un birou cu volum mediu de printare, caută o imprimantă cu o tavă principală de minimum 250 de foi. Modelele mai avansate oferă tăvi suplimentare sau posibilitatea de a adăuga module de alimentare extra.
Unele imprimante au și o tavă secundară, pentru hârtie specială sau pentru un al doilea tip de hârtie. E convenabil să ai, de exemplu, hârtie albă în tava principală și hârtie cu antet în tava secundară.
Tipărirea față-verso
Duplex-ul, adică tipărirea pe ambele fețe ale colii, ar trebui să fie standard în orice imprimantă de birou. Economisește hârtie, economisește bani și e mai ecologic.
Majoritatea imprimantelor moderne oferă duplex automat, ceea ce înseamnă că nu trebuie să întorci manual hârtia. Dar verifică, pentru că încă există modele care oferă doar duplex manual sau deloc.
Fiabilitatea și durabilitatea
O imprimantă de birou trebuie să funcționeze. Pare evident, dar nu toate modelele sunt la fel de fiabile. Unele au probleme frecvente, altele merg ani de zile fără nicio intervenție.
Din păcate, e greu să evaluezi fiabilitatea înainte de a cumpăra. Poți să te uiți la recenzii, să cauți opinii de la alți utilizatori, să verifici ce spun experții în teste de lungă durată.
Câteva indicii generale merită reținute. Brandurile consacrate precum HP, Canon, Epson, Brother sau Lexmark tind să aibă produse mai fiabile, cu suport tehnic mai bun și piese de schimb mai ușor de găsit. Modelele destinate mediului business sunt, de regulă, construite mai robust decât cele de uz casnic.
Garanția e și ea un indicator. O garanție de trei ani sugerează că producătorul are încredere în produs. Una de doar un an poate indica contrariul.
Ciclul lunar recomandat, specificat de producător, îți spune câte pagini poate tipări imprimanta pe lună fără să se uzeze prematur. Dacă ai nevoie să tipărești 5000 de pagini lunar, nu cumpăra o imprimantă cu ciclu recomandat de 2000 de pagini.
Zgomotul și consumul de energie
Într-un birou deschis, zgomotul imprimantei poate deveni o problemă. Unele modele sunt foarte silențioase, altele fac un zgomot considerabil, mai ales la printare sau când intră în modul de preîncălzire.
Specificațiile menționează de obicei nivelul de zgomot în decibeli. Sub 50 dB e considerat silențios, între 50 și 60 dB e acceptabil, iar peste 60 dB poate deveni deranjant.
Consumul de energie nu e o preocupare majoră pentru majoritatea birourilor, dar dacă ești atent la costuri sau la amprenta ecologică, merită verificat. Imprimantele laser consumă mai mult când tipăresc, dar pot avea moduri de standby foarte economice. Inkjet-urile consumă mai puțin în general, dar unele modele mai vechi rămân pornite constant pentru a menține duzele în stare bună.
Caută imprimante cu certificare Energy Star sau cu moduri de economisire a energiei bine implementate.
Aspecte legate de securitate
Pentru un birou care lucrează cu documente sensibile, securitatea imprimantei nu e de neglijat. Poate părea un subiect secundar, dar imprimantele moderne sunt de fapt computere conectate la rețea, cu toate vulnerabilitățile pe care le implică asta.
Funcțiile de securitate utile includ autentificarea utilizatorilor, adică posibilitatea de a cere un cod PIN sau o autentificare înainte de a elibera printul. Asta previne situațiile în care documente confidențiale stau în tava de ieșire, vizibile pentru oricine trece pe acolo.
Criptarea datelor în tranzit și în stocare protejează conținutul documentelor. Posibilitatea de a șterge datele din memoria imprimantei e utilă când scoți echipamentul din uz sau îl trimiți la service.
Pentru majoritatea birourilor mici, funcțiile astea nu sunt neapărat esențiale. Dar pentru companii mai mari sau pentru domenii reglementate, precum cel juridic sau medical, pot fi chiar obligatorii.
Suportul și service-ul
Un aspect adesea ignorat până când apare o problemă. Cât de ușor e să obții ajutor când ceva nu funcționează?
Producătorii mari oferă de obicei suport telefonic, chat online și baze de cunoștințe cuprinzătoare. Unii au și rețele de service autorizat în majoritatea orașelor mari.
Înainte de a cumpăra, verifică ce opțiuni de suport există. Citește experiențele altor utilizatori cu service-ul respectivului brand. Află cât costă și cât durează o reparație în garanție sau după expirarea garanției.
Disponibilitatea pieselor de schimb și a consumabilelor contează și ea. Nu vrei să descoperi că tonerul pentru imprimanta ta e greu de găsit sau că trebuie comandat din străinătate cu livrare în trei săptămâni.
Branduri și modele de luat în considerare
Fără a face recomandări specifice care pot deveni depășite rapid, câteva observații despre principalele branduri pot fi utile.
HP e probabil cel mai cunoscut nume din industrie. Oferă o gamă largă de produse, de la imprimante simple pentru acasă până la echipamente enterprise serioase. Calitatea e în general bună, suportul e disponibil pe scară largă.
Canon e renumit pentru calitatea printului, mai ales în ce privește fotografiile și materialele grafice. Imprimantele lor tind să fie fiabile și bine construite.
Epson a popularizat sistemele cu rezervoare de cerneală și oferă unele dintre cele mai economice opțiuni din punct de vedere al costului pe pagină pentru inkjet.
Brother se concentrează mai mult pe segmentul business și oferă imprimante laser fiabile, cu costuri de operare competitive.
Lexmark și Xerox sunt mai prezente în segmentul corporatist, cu echipamente robuste pentru volume mari.
Fiecare brand are modele mai bune și mai puțin bune. Nu te baza doar pe nume, ci cercetează modelul specific care te interesează.
Cum procedezi concret
După toate informațiile de mai sus, cum faci alegerea efectivă? Începe prin a-ți evalua nevoile. Câte pagini tipărești lunar? Ce proporție e color? Ai nevoie de scanare? De copiere? Câți oameni vor folosi imprimanta?
Apoi, stabilește-ți bugetul, dar nu doar pentru achiziție, ci și pentru operare. Calculează costul total pe o perioadă de doi sau trei ani, incluzând consumabilele.
Pe baza criteriilor astora, identifică tipul de imprimantă potrivit, inkjet sau laser, simplă sau multifuncțională. Cercetează modele specifice în categoria aleasă, citește recenzii, compară specificații, verifică prețurile consumabilelor.
Dacă poți, testează înainte de a cumpăra. Unele magazine permit demonstrații, iar uneori poți găsi modele expuse la care să vezi calitatea printului.
Nu te grăbi. O imprimantă bună va sta în biroul tău ani de zile. Merită să investești timp în alegerea corectă.
Greșeli frecvente de evitat
Mulți cumpărători cad în aceleași capcane. Cea mai frecventă e să te uiți doar la prețul de achiziție. O imprimantă ieftină cu consumabile scumpe va fi, în final, mult mai costisitoare decât una mai scumpă cu costuri de operare mici.
O altă greșeală e să cumperi mai mult decât ai nevoie. Funcțiile suplimentare costă bani și adaugă complexitate. Dacă nu vei folosi niciodată faxul sau alimentatorul automat cu capacitate de 100 de coli, de ce să plătești pentru ele?
Să ignori costurile de operare e, de asemenea, o capcană. Te trezești cu surprize neplăcute după câteva luni când trebuie să cumperi primul set de cartușe sau tonere.
Compatibilitatea e și ea importantă. Asigură-te că imprimanta funcționează cu sistemul tău de operare, că driverele sunt disponibile și că se integrează bine în infrastructura existentă.
Iar cumpărarea de la vânzători nesiguri doar pentru a economisi câțiva lei poate deveni o mare bătaie de cap. Un produs fără garanție validă sau fără suport local nu merită riscul.
Întreținerea pentru o viață lungă
Odată ce ai imprimanta, câteva practici simple îi pot prelungi viața și menține calitatea printului.
Folosește consumabile de calitate. Cartușele și tonerele compatibile pot fi tentante ca preț, dar calitatea variază enorm. Unele sunt excelente, altele pot deteriora imprimanta sau produce printuri de slabă calitate.
Curăță periodic imprimanta. Praful se acumulează și poate afecta calitatea printului sau poate cauza blocaje. Un aer comprimat și o cârpă moale fac minuni.
Nu lăsa imprimanta nefolosită perioade lungi, mai ales dacă e inkjet. Cerneala se poate usca și bloca duzele. Dacă știi că nu vei tipări câteva săptămâni, printează măcar o pagină de test din când în când.
Actualizează firmware-ul când sunt disponibile update-uri. Pot rezolva probleme, îmbunătăți performanța sau adăuga funcții noi.
Și când ceva nu funcționează, nu ignora problema. Rezolvată la timp, o mică defecțiune poate fi ușor de reparat. Lăsată să se agraveze, poate duce la probleme majore.
Privind spre viitor
Deși se vorbește de ani de zile despre biroul fără hârtie, realitatea e că încă tipărim. Poate mai puțin decât acum zece ani, dar încă destul cât să avem nevoie de imprimante bune.
Echipamentele devin mai inteligente, mai conectate și mai sustenabile. Imprimantele se integrează tot mai bine cu servicii cloud, cu fluxuri de lucru automatizate, cu sisteme de management al documentelor.
Sustenabilitatea capătă și ea importanță. Producătorii dezvoltă consumabile reciclabile, imprimante cu consum redus de energie și programe de returnare a cartușelor folosite.
Pentru utilizator, alegerea devine în același timp mai complexă și mai simplă. Mai complexă pentru că există mai multe opțiuni de evaluat. Mai simplă pentru că informația e la îndemână și poți face alegeri informate mult mai ușor decât în trecut.
Imprimanta potrivită pentru biroul tău există cu siguranță. Trebuie doar să-ți faci temele, să-ți înțelegi nevoile și să alegi cu cap. Sper că ghidul ăsta ți-a oferit informațiile necesare pentru a face o alegere de care să fii mulțumit.
